POLITICAS PARA EL TRATAMIENTO

DE DATOS PERSONALES

VERSION: 01

08 Noviembre 2016

Entidades Responsables del Tratamiento de Datos Personales: BIO QUALITY SALUD SAS

NIT 900.218.015-2, Carrera 10 No. 19-72 Esquina, teléfonos 3402372-3402356, celulares

3206814479-3206814472, correo electrónico: bqsalud@yahoo.com; bqs@bioqualitysalud.com

I. Objeto

Garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y

rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos

que BIO QUALITY SALUD SAS, hayan recopilado para las finalidades previstas en la

autorización respectiva.

II. Ámbito de aplicación

El Manual de Políticas será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de

datos que los haga susceptibles de Tratamiento por parte de BIO QUALITY SALUD SAS.

III. Alcance

El presente Manual de Políticas aplica en todos los niveles de la Institución y a todas las bases

de datos personales que se encuentren en poder de BIO QUALITY SALUD SAS.

IV. Antecedentes

Mediante la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 el Congreso Nacional dicta Disposiciones

Generales para la Protección de Datos Personales, incluyendo el régimen de derechos de los

titulares de la información y las obligaciones de los responsables y encargados de su

tratamiento, constituyendo así el marco general de la Protección de Datos Personales en

Colombia. Igualmente, el pasado 27 de junio de 2013 el Gobierno Nacional expidió el Decreto

1377 de 2013, mediante el cual se reglamenta la Ley antes mencionada, con el fin de facilitar

su implementación en aspectos relacionados con la autorización del Titular de la información,

las Políticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de

los titulares de la información, las Transferencias de Datos Personales y la Responsabilidad

Demostrada frente al Tratamiento de Datos Personales.

V. Finalidad de la Base de Datos

El recaudo de Datos Personales por parte de BIO QUALITY SALUD SAS tendrá las siguientes

finalidades:

1. Las relaciones comerciales que se establezcan por parte de BIO QUALITY SALUD SAS, con

sus proveedores.

2. Las relaciones comerciales que se establezcan por parte de BIO QUALITY SALUD SAS, con

sus clientes.

3. Las relaciones comerciales que se establezcan por parte de BIO QUALITY SALUD SAS, con

sus empleados.

4. La realización de exámenes de seguridad y salud en el trabajo a todos los potenciales

trabajadores de los clientes de BIO QUALITY SALUD SAS.

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5. Recopilar los datos relacionadas con la salud de los pacientes en los servicios de consulta

externa y hospitalización domiciliaria.

6. Información tributaria que solicite la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales

DIAN

7. Brindar la información que soliciten los entes de control tales como la Superintendencia de

Industria y Comercio, la Superintendencia de Salud y demás.

VI. Tratamiento de Datos Personales

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones

impartidas por los titulares de la información, BIO QUALITY SALUD SAS, realizará

operaciones o conjunto de operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento,

uso circulación y/o supresión, exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en el

presente Manual de Políticas. De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales

cuando exista una obligación legal o contractual para ello.

VII. Derechos de Los Titulares de Datos Personales

En el Tratamiento de Datos Personales por parte de BIO QUALITY SALUD SAS se

respetarán en todo momento los derechos de los titulares de Datos Personales que son:

1. Conocer, actualizar y rectificar los datos frente a BIO QUALITY SALUD SAS o Encargados

del Tratamiento de datos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales,

inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté

expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, o cualquier otra que suscriba el titular de los

Datos Personales para el efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para

el Tratamiento de datos de conformidad con la ley como lo son: a) Información requerida por

una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de

información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos

relacionados con el Registro Civil de las Personas.

3. Ser informado por BIO QUALITY SALUD SAS o el Encargado del Tratamiento, previa

solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos.

4. Presentar ante la Autoridad Competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las

demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se

respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o

supresión procederá cuando la Autoridad Competente haya determinado que en el Tratamiento

BIO QUALITY SALUD SAS o Encargados del Tratamiento de Datos Personales, han incurrido

en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. La revocatoria procederá siempre y cuando

no exista la obligación legal o contractual de conservar el dato personal.

6. Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

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VIII. Área Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos.

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo

Tratamiento de BIO QUALITY SALUD SAS, para ejercer sus derechos a conocer, actualizar,

rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a: Carrera 10 No. 19-

72 Esquina, a la Gerencia de la Institución, celular 3206814479, Correo electrónico:

bqsalud@yahoo.com. El área antes mencionada será el contacto de los titulares de Datos

Personales, para todos los efectos previstos en la autorización otorgada en este Manual, de

conformidad con el procedimiento que a continuación se establece.

IX. Procedimientos para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares de la Información.

Los titulares de Datos Personales, sin importar el tipo de vinculación que tengan con BIO

QUALITY SALUD SAS, pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir

información y/o revocar la autorización otorgada de acuerdo con los siguientes procedimientos:

A. Procedimiento para solicitar prueba de la autorización otorgada. La solicitud se radicará

ante la Gerencia de la Institución, a través de los datos de contacto aquí mencionados,

indicando por lo menos, nombre completo del titular de la información y su número de

identificación, lugar o dirección física o electrónica a la cual se le dará respuesta. Recibida la

solicitud se enviará copia de la autorización, dentro de diez (10) días hábiles contados a partir

del día siguiente a la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atenderla dentro

de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se

atenderá; en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del

primer término. B. Procedimiento para actualizar información. El titular de los Datos

Personales que esté interesado en actualizar la información suministrada y bajo Tratamiento

por parte de BIO QUALITY SALUD SAS o el Encargado del Tratamiento podrá enviar la

información actualizada a través de alguno de los canales establecidos para tal fin como lo son

el sitio web y correo electrónico del área encargada del Tratamiento de Datos Personales y

personalmente en la sede de la Institución. C. Procedimiento para rectificar y suprimir

información y/o revocar autorizaciones. Cuando el titular de la información pretenda

rectificar, suprimir y/o revocar autorizaciones para el Tratamiento de Datos Personales

presentará una solicitud de acuerdo con lo siguiente:

ser dirigida a la Gerencia de la Institución, con la identificación del Titular, la

descripción de los hechos que dan lugar a la misma, la dirección y acompañando los

documentos que se quiera hacer valer.

resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días

siguientes a la recepción de ésta para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses

desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se

entenderá que ha desistido.

quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al

interesado.

la solicitud completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga

“reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.

Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la solicitud sea decidida.

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mo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir

del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho

término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su

solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al

vencimiento del primer término.

X. Obligaciones de BIO QUALITY SALUD SAS

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.

2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le

asisten por virtud de la autorización otorgada.

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su

adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5. Garantizar que la información que se suministre sea veraz, completa, exacta, actualizada,

comprobable y comprensible.

6. Actualizar la información, comunicando todas las novedades respecto de los datos que

previamente se hayan suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la

información suministrada se mantenga actualizada.

7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicarlo al titular de la información

8. Suministrar únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad

con lo previsto en el presente Manual.

9. Exigir en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la

información del Titular.

10. Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en la

ley o en el presente Manual.

11. Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado

cumplimiento de Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas, reclamos y

solicitudes.

12. Mantener la información que se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se

haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo.

13. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.

14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los

códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y

Comercio.

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XI. Periodo de Vigencia de las Bases de Datos

Las Bases de Datos de BIO QUALITY SALUDE SAS, tendrán un periodo de vigencia que

corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento o en su defecto veinte (20)

años.

Política de tratamiento de datos